¿Qué son los libros electrónicos?

Los libros electrónicos contables son una herramienta implementada por la SUNAT para mejorar el control y registro de las operaciones financieras de una empresa. Este sistema digital permite a los contribuyentes realizar un seguimiento eficiente de sus entradas y salidas de dinero, de manera más ágil y organizada. A diferencia de los libros contables físicos, los electrónicos ofrecen beneficios significativos, como la eliminación de los costos asociados a la legalización, impresión y almacenamiento. Además, se evita la acumulación de papeles y la necesidad de espacio físico para archivar estos documentos. Acceder a los libros electrónicos es rápido y sencillo, ya que se pueden consultar y descargar en cualquier momento desde el sistema, facilitando así su manejo y gestión.

PLE o Programa de Libros Electrónicos

El Programa de Libros Electrónicos (PLE) es una aplicación diseñada por la SUNAT que permite a los contribuyentes validar, verificar y revisar la información contenida en sus libros contables de manera digital. A través de este programa, las empresas pueden cumplir con las obligaciones tributarias de manera más eficiente, asegurando que los registros se mantengan actualizados y que la información esté correctamente reportada. El PLE se puede descargar directamente desde la página oficial de la SUNAT y es fundamental que las empresas lo utilicen correctamente, anotando todas las operaciones desde el momento en que se ven obligadas a llevar libros electrónicos. Además, es necesario cerrar los libros contables físicos que se venían utilizando antes de la implementación del sistema electrónico.

Libros contables principales y auxiliares

El Programa de Libros Electrónicos (PLE) facilita la digitalización de una amplia gama de libros y registros contables que las empresas deben llevar según sus obligaciones tributarias. Entre los principales libros que se pueden llevar electrónicamente se encuentran el Libro Caja y Bancos, el Libro de Inventarios y Balances, el Registro de Ventas e Ingresos, y el Registro de Compras. Estos libros son fundamentales para reflejar las transacciones y actividades económicas de la empresa. Además, existen libros auxiliares como el Registro de Activos Fijos, el Registro de Costos y el Registro de Inventario Permanente Valorizado, que también deben ser gestionados de manera adecuada según las normativas establecidas.

¿Quiénes están obligados a presentar los PLE?

La obligación de llevar libros electrónicos depende del régimen tributario en el que esté inscrita la empresa y del nivel de ingresos que esta obtenga anualmente. Por ejemplo, los contribuyentes que pertenecen al Nuevo Régimen Único Simplificado (NRUS) no están obligados a llevar libros contables, mientras que los del Régimen Especial de Renta (RER) deben llevar el Registro de Compras y el Registro de Ventas. En el Régimen MYPE Tributario (RMT) y el Régimen General (RG), las obligaciones varían dependiendo de los ingresos netos obtenidos. A mayor nivel de ingresos, mayor será el número de libros contables que deberán llevarse de manera electrónica, llegando incluso a incluir la contabilidad completa para ingresos superiores a 1,700 UIT.

Pasos para presentar libros electrónicos

Presentar los libros electrónicos implica seguir una serie de pasos específicos para garantizar el cumplimiento de las normativas tributarias. Primero, es fundamental cerrar los libros contables que se llevaban de manera física o computarizada antes de pasar al sistema electrónico. Luego, se debe cumplir con el cronograma de vencimientos establecido por la SUNAT, teniendo en cuenta el régimen tributario al que pertenece la empresa. Los archivos electrónicos deben generarse en formato .txt, que es el formato válido para presentar los libros ante la SUNAT. Es crucial revisar estos archivos con detenimiento, ya que una vez presentados no pueden ser rectificados. Además, se debe comparar la información de los libros electrónicos con la del PDT 621 para asegurar que los montos coincidan. Finalmente, se deben guardar los archivos .txt y las constancias de validación como respaldo ante posibles fiscalizaciones.

Multas y sanciones por no presentar libros electrónicos

El incumplimiento en la presentación de los libros electrónicos puede acarrear sanciones y multas significativas para las empresas. Estas multas se calculan en base a un porcentaje de los ingresos netos de la empresa y, aunque la cantidad varía año a año, suele ser el 0.6% de dichos ingresos. No obstante, la multa no puede ser inferior al 10% de una UIT ni superior a 25 UIT. Es importante tener en cuenta que, antes de pagar cualquier multa, es necesario subsanar la infracción que la originó. Por lo tanto, las empresas deben asegurarse de cumplir con la normativa en tiempo y forma para evitar sanciones y posibles problemas legales. COD-219432